Une administration, par principe, produit des archives. Elle en a besoin pour fonctionner au quotidien, mais aussi pour puiser dans sa mémoire et répondre à des demandes diverses portant sur des périodes plus ou moins anciennes. Le problème se déclenche quand l’espace manque pour stocker ces archives de plus en plus envahissantes ! Dès lors, que faire ?

Les trois âges des archives
Un document d’archives peut traverser trois âges successifs.

Premier âge
Le document est produit par un fonctionnaire et rangé sur le bureau. Il est utilisé au quotidien.

Deuxième âge
Après quelques jours ou quelques mois, le document est toujours utile, mais plus au quotidien : on le range donc dans une armoire, à l’étage ou éventuellement au grenier ou à la cave.

Troisième âge
Après quelques mois ou quelques années, le document a perdu toute utilité administrative et juridique. Sa seule utilité est désormais de renseigner les historiens sur telle ou telle question sociale, juridique, administrative ou historique.

Une procédure simple et sécurisée
Pour déterminer si un document d’archives en est à son deuxième ou troisième âge, il suffit de consulter le tableau de gestion des archives de votre service (si vous n’en avez pas, adressez-vous aux Archives départementales). Ce tableau vous indiquera, pour chaque type de document ayant atteint le 3e âge, s’il faut le conserver et le verser aux Archives départementales, ou alors le détruire.
Téléchargez le bordereau de préarchivage


Pour verser des documents aux Archives
Remplir un bordereau de versement et le soumettre pour validation aux Archives, par mél ou par courrier. Dès qu’il est validé et signé en deux exemplaires, vous pouvez demander rendez-vous pour aller verser vos archives.
Téléchargez le bordereau de versement


Pour détruire des documents
Remplir le bordereau de suppression, le faire signer en deux exemplaires et soumettre pour visa aux Archives par courrier. Dès qu’il est signé, vous pouvez procéder à la destruction en toute sécurité (évitez de disperser les documents sur la voie publique ! Un broyage ou une incinération, c’est beaucoup mieux).
Téléchargez le bordereau d'élimination


Un conseil et une expertise à votre disposition
Le directeur des Archives départementales, fonctionnaire d’État, est là pour répondre à vos questions et vous aider à résoudre vos problèmes d’archivage : versement, destruction, mais aussi aménagement de locaux avant ou après déménagement, etc. N’hésitez pas à le consulter !