Vous êtes un particulier, une association, une entreprise, un parti politique ou encore un syndicat ? Vous vous demandez que faire de vos archives ? Ces documents peuvent constituer des sources inédites pour l’histoire locale, économique, sociale ou familiale : donnez-les aux Archives départementales !

Les Archives départementales et les archives privées
Les Archives départementales ont pour vocation première de conserver et de communiquer des archives publiques, c’est-à-dire issus des services ou des personnes chargés de la gestion d’un service considéré comme public.
Néanmoins, afin de faire se compléter les informations de sources diverses, elles conservent également des archives privées sous la forme de don ou de dépôt. Les documents donnés ou déposés sont placés dans une série particulière du cadre de classement. Conditionnés et inventoriés par des professionnels, ils sont communicables au public selon des modalités précises.

Le cadre légal des dons et dépôts
Contrairement à la procédure employée pour les archives publiques, le don ou le dépôt d’archives privées ne sont pas encadrés par la loi mais par de simples conventions formelles. Une sorte de jurisprudence s’est installée au fil du temps.

Le don
Il implique le transfert de propriété des documents donnés entre leur ancien possesseur privé et leur nouveau possesseur, qui est l’administration gérant les Archives départementales (l’État jusqu’en 1986, le Conseil général depuis 1986). Sauf exception, un don n’est pas révocable.

Le dépôt
Il n’entraîne pas de transfert de propriété, mais a pour simple conséquence le transfert et la conservation matérielle du fonds d’archives aux Archives départementales. Le dépôt est révocable à tout moment par le déposant ou par le dépositaire, pour tout ou partie des archives déposées.

Conservation et règles de communicabilité

En cas de don
Le nouveau possesseur, le « donataire », est seul maître en ce qui concerne la conservation, la restauration éventuelle et la communication des archives données, sous le contrôle scientifique du Directeur des Archives, fonctionnaire d’État.

En cas de dépôt
Sauf exception, le déposant laisse au dépositaire le soin de faire restaurer, à sa charge, les documents si le déposant l’estime nécessaire. Le déposant laisse également au dépositaire le soin de décider si tel ou tel document peut être communiqué en salle de lecture. Les seuls motifs de refus de communication des archives sont :
- le caractère confidentiel des documents, par application, au titre des archives privées, des règles définies dans l’article 7 de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives publiques.
- le mauvais état des documents, qui peut entraîner une détérioration irréversible en cas de consultation.

Les règles générales peuvent être modifiées à la demande du déposant ou du dépositaire. Cependant, étant donné le nombre de fonds déjà déposés, il est peu pratique, voire impossible, de faire appliquer telle ou telle disposition particulière imposée par tel ou tel déposant. C’est pourquoi les Archives départementales encouragent les personnes intéressées par un dépôt à opter pour les règles habituelles et parfaitement admises.